Avslutte en konkurranse ved et offentlig innkjøp

Når det offentlige, som stat, fylke, kommune og offentlige virksomheter skal kjøpe noe, må det lyses ut som en konkurranse. Leverandører får da mulighet til å konkurrere om å få levere varen eller tjenesten.

Som innkjøper må vi følge lover og forskrifter knyttet til slike innkjøp. Etter at vi har mottatt tilbud, skal vi gå gjennom tilbudene, vurdere, velge og inngå avtale. Denne artikkelen trekker frem noen moment som er relevant mot slutten av innkjøpsprosedyren:

  • Informasjon om leverandør som er innstilt
  • Begrunnelse for valg
  • Informasjon om karensperiode og klage.

For anskaffelser som er gjennomført etter del I i forskriften (del I gjelder innkjøp av tjenester og varer under et fastsatt beløp) er det ikke krav om begrunnelse, informasjon eller bestemt krav til karensperiode. God forvaltningsskikk i det offentlige tilsier imidlertid at leverandørene bør bli informert om hvem som fikk kontrakten.

Begrunnelse for valg av tilbud

Formålet med å gi en begrunnelse for valg av leverandør, er å ivareta det grunnleggende prinsipp til etterprøvbarhet. Gjennom en begrunnelse viser innkjøper at anskaffelsesregelverket er fulgt og det blir forklart hvorfor den leverandøren som er innstilt faktisk var den som skåret best på tildelingskriteriene. De andre deltagerne i konkurransen får innsyn i at prosessen har foregått ryddig og at ulike regler som var satt for konkurransen, ble fulgt.

To spørsmål som vi kan bruke når vi skal begrunne hvem som vant tilbudet:

  • Hvorfor har resultatet blitt som det har blitt?
  • Hvilke egenskaper avgjorde utfallet?

I begrunnelsen kan det være lurt også å si noe om de enkelte leverandørers konkrete tilbud slik at den enkelte kan se hvordan deres tilbud er vurdert sammenlignet med det tilbudet som er innstilt som vinner.

Begrunnelsen må gjøre det mulig for alle å kunne se hvordan evalueringen faktisk har foregått.

Det er viktig at begrunnelsen ikke inneholder opplysninger som er taushetsbelagte. Dette kan typisk være opplysninger som kan avsløre forretningshemmeligheter. Leverandørens sladdede tilbud kan være et godt utgangspunkt for hva leverandøren mener er forretningshemmeligheter. Selv om vi har fått et sladdet tilbud, er det likevel oppdragsgiver som er ansvarlig for at vi ikke leverer ut taushetsbelagt informasjon.

Leverandører kan klage på oppdragsgivers beslutning dersom de mener at innkjøper ikke har foretatt en lovlig evaluering av det tilbudet de leverte.

Karensdager

Karensperioden skal være minimum 10 dager regnet fra dagen etter at meddelelsen om valget av leverandøren er sendt (Del III i forskriften), eller innen rimelig frist (Del II anskaffelser). Karensperioden er det «vinduet» leverandørene har for å kunne levere inn klage. Etter at vinduet er lukket, er det for sent å klage.

Signere kontrakt

Etter at du har sendt en begrunnelse og karensperioden er utløpt, kan du inngå kontrakt, under forutsetning av at du ikke får en klage. Det er ingen frist for å avvente med å inngå kontrakt etter at karensperioden er utløpt.

Oppsummering

I denne artikkelen har vi sett på noen forhold knyttet til avslutning av en konkurranse ved offentlige innkjøp. Vi har sett på

  • Informasjon om leverandør som er innstilt
  • Begrunnelse for valg
  • Informasjon om karensperiode og klage.

Zoomtreff

Denne artikkelen er utarbeidet i oppfølgingen etter Zoomtreffet om offentlige anskaffelser hvor tematikken var «Avslutning av konkurransen». Zoomtreff er et kort webinar  (20 min) – «gå hjem seminar» –  en gang i uken. De som står bak Zoomtreffene tilbyr nettkurs, kurs og konsulenttjeneste knyttet til offentlige anskaffelser.