Forholdet mellom pris og kvalitet er sentralt ved innkjøp

Det er stor variasjon i hva det offentlige kjøper. Kontraktene kan omfatte alt fra standardiserte varer og tjenester til komplekse helse- og sosialtjenester, byggeprosjekter eller utvikling av IT-systemer. Valg av tildelingskriterier må vurderes konkret i hver anskaffelse. God kunnskap om markedet i forkant av konkurransen gjør det lettere å lage gode kriterier for kvalitet.

Finnes riktig pris?

Det kan være utfordrende å finne den riktige balansen mellom pris og kvalitet. Oppdragsgiverne må sikre at kvaliteten er god nok, men stilles det høyere krav enn det er behov for, betales det for en kvalitet som ikke er nødvendig. Regelverket gir mange muligheter til å velge ulike kriterier, og det er ikke krav til hvor mye vekt pris skal få i en konkurranse. Det er mulig å vektlegge pris lavt, og det er også mulig å sette en fast pris og konkurrere på kvalitet. Det er flere hensyn som er viktige i vurderingen av hvor stor vekt pris bør tillegges. Valget avhenger blant annet av type anskaffelse, hvordan ytelsen er spesifisert, risikovurderinger og markedet. Stor vekt på pris kan hindre bruk av leverandørens kompetanse, kvalitetsutvikling og innovasjon i løpet av kontraktsperioden. For mange anskaffelser, for eksempel i langvarige tjenestekontrakter, kan dette være svært viktig. For store IKT-prosjekter har undersøkelser vist at suksess kjennetegnes ved at prosjektene har riktig ambisjonsnivå, god fleksibilitet, at oppdragsgiveren har god innkjøpskompetanse og er sterkt involvert og at kontrakten ikke er basert på fastpris. Problematiske prosjekter er de med høyt ambisjonsnivå, der oppdragsgiveren er lite involvert, legger sterk vekt på pris og der kontrakten er basert på en form for fastpris.

Det er kostnadseffektivt å velge tilbud som totalt sett er det billigste over hele levetiden omregnet i nåverdi. I tillegg kan miljøbelastninger prises og vektlegges.

Finnes riktig kvalitet?

Kvalitet er hvilken grad av gode egenskaper noe har. Når ordet benyttes om et produkt eller en tjeneste, er kvalitet helheten av egenskaper ved et produkt eller en tjeneste som vedrører dets evne til å tilfredsstille krav eller behov. I dagligtale kan det særlig vise til egenskaper som er verdsatt eller vurdert i henhold til visse krav. Ordet kan brukes synonymt med egenskap eller beskaffenhet.

En snakker gjerne om god kvalitet, eller bare «kvalitet», med hensyn på for eksempel varer og arbeid. Slik kvalitet kan være subjektiv og vise til hvordan forbrukeren eller tilbyderen opplever tjenesten, men på mange område finnes også kvalitetskontroller med klare krav. Kvalitet kan settes opp som motsats til kvantitet eller at noe er billig.

Evalueringsmodell

For konkurranser som skal avgjøres etter det beste forholdet mellom pris og kvalitet, må det brukes en evalueringsmodell. Det finnes flere ulike evalueringsmodeller. Modellene kan være komplekse og inkluderer som regel en matematisk formel for utregning av poeng. Modellen brukes til å sammenligne uttellingen den enkelte tilbyder har fått på tildelingskriteriene, og gir et samlet resultat som identifiserer vinneren av konkurransen.

Dårlig utforming av kriterier og uhensiktsmessig bruk av evalueringsmodeller kan gjøre at avgjørelsene blir tilfeldige og gir risiko for strategisk prising og manipulasjon. Valg av evalueringsmodell og utformingen av denne er derfor avgjørende for at utfallet av konkurransen blir som tiltenkt og dekker oppdragsgiverens behov.